1. Ý tưởng đột phá mà thiết kế văn phòng không gian mở mang lại
Thiết kế văn phòng không gian mở phá bỏ sự ngăn cách giữa không gian bên trong và không gian bên ngoài nơi làm việc
Ý tưởng ban đầu của mô hình văn phòng mở xuất hiện vào đầu thế kỷ 20. Khi giới kiến trúc sư thời bấy giờ, tiêu biểu là Frank Lloyd Wright ( kiến trúc sư người Mỹ, nhà văn và nhà giáo dục học) nhận định các văn phòng riêng biệt là một xu hướng cực đoan và bó buộc. Ngược lại, sự linh hoạt của thiết kế nội thất không gian mở sẽ cho phép nhân viên thoát khỏi giới hạn nhỏ mà các văn phòng kín mang lại.
Tuy nhiên trước 1950, các thiết kế văn phòng không gian mở chủ yếu bao gồm các dãy bàn và băng ghế lớn. Nhân viên đến làm việc, đánh máy hoặc thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Phải cho đến năm 1950, định nghĩa về “cảnh quan văn phòng” bùng nổ. Kể từ đó, nhiều thiết kế cung cấp sự kết hợp hài hòa giữa không gian mở và trang trí nội thất đã thúc đẩy thêm sự giao tiếp, tương tác giữa các nhân viên.
Thiết kế văn phòng mở làm cho doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể trong xây dựng, chi trả tiền điện nước để đầu tư vào nhiều tiện ích khác
Và thời gian sau đó, văn phòng mở nhanh chóng dành được thiện cảm của các doanh nghiệp về khả năng tiết kiệm diện tích, khả năng tăng diện tích sử dụng làm việc với chi phí thấp, thiết kế hiện đại linh hoạt giúp tăng tính minh bạch và tăng hiệu quả làm việc nhóm.
2. Hiểu về khái niệm văn phòng mở
Cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về phong cách thiết kế văn phòng không gian mở
Thiết kế nội thất văn phòng theo hướng mở là phá bỏ sự ngăn cách giữa không gian bên trong và không gian bên ngoài nơi làm việc. Cụ thể là bỏ đi những phần tường, vách để văn phòng trông rộng và thoáng đãng hơn. Môi trường văn phòng mở không có hệ thống phòng riêng biệt hay không gian kín mà thay vào đó bố trí các vị trí làm việc chung, chỉ sử dụng những tấm panel hoặc vách ngăn lửng để phân tách từng không gian cần riêng tư hơn như phòng Giám đốc/ Quản lý. Tùy vào mẫu thiết kế mà người thi công có thể sáng tạo thêm trong việc thay thế chất liệu vách ngăn bằng kính, chậu cây, hay kể cả những bức tranh tường,…
Với thiết kế văn phòng mở, các bức tường và vách ngăn cách quá cao sẽ được loại bỏ để tạo thành một khu vực chung. Tất các các nhân viên cùng toàn bộ thiết bị phục vụ cho công việc sẽ cùng hoạt động trong môi trường rộng lớn này.
Một số thuật ngữ về văn phòng mở khác:
Văn phòng mở thoải mái và kích thích sự sáng tạo
Khi nhắc đến khái niệm văn phòng mở, bạn sẽ dễ dàng bắt gặp một số thuật ngữ chuyên ngành như sau:
+ Không gian mở (Open space): là khu vực rộng lớn, trống trải và không có sự ngăn cách nào. Mọi người đều có thể dễ dàng hoạt động, di chuyển linh hoạt. Khái niệm đặc trưng này được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực thiết kế nội thất hiện đại. Văn phòng mở là dạng office thiết kế theo không gian rộng mở.
+ Không gian làm việc chung (Co – working space): là nơi mà nhiều nhân viên có thể cùng nhau làm việc và sử dụng, không thuộc sở hữu của bất kỳ ai.
+ Phòng kín (Closed room): là không gian được bao bọc bởi các bức tường. Hoặc sử dụng các vách ngăn cách như một chiếc hộp. Kiểu phòng làm việc này chỉ được giao tiếp với bên ngoài thông qua hệ thống cửa đi chính.
3. Mục đích của văn phòng mở
Trong quá trình hình thành và phát triển, mục đích của thiết kế văn phòng không gian mở này hầu như không thay đổi:
Thiết kế không gian mở, nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu riêng tư của nhân viên
+ Mang đến sự tương tác hiệu quả giữa các nhân viên: Thay vì ngồi sau những bức tường kín mít, giờ đây mọi nhân viên đều có thể giao tiếp và tương tác với nhau dễ dàng hơn. Điều này nâng cao mối liên kết trong công ty và sự đoàn kết của các bộ phận.
+ Nâng cao năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp: Sự trao đổi của nhân viên sẽ giúp hiệu suất công việc được thực hiện tốt hơn. Không mất quá nhiều thời gian, công sức để có thể trao đổi nội dung khiến công ty tiết kiệm được nhiều khoản chi phí.
+ Giúp người quản lý quan sát nhân viên dễ dàng: Bởi vì không có tường ngăn hay vách ngăn phân chia quá nhiều, người quản lý có thể theo dõi quá trình làm việc của toàn bộ nhân viên. Từ đó nâng cao ý thức làm việc, giúp nhân viên tập trung vào chuyên môn, nhiệm vụ.
4. Đặc điểm của thiết kế văn phòng không gian mở
Đối với một thiết kế văn phòng không gian mở sẽ có những đặc điểm cơ bản sau đây:
Không gian văn phòng mở giúp nhân viên có thể giao tiếp với nhau dễ dàng
+ Hệ thống tường bao, vách ngăn, cửa ra vào sẽ được loại bỏ hoặc giảm thiểu tối đa. Điều này nằm tạo ra một không gian rộng lớn, thông thoáng cho những người sử dụng. Với thiết kế văn phòng mở thì các yếu tố ngăn cách như: tường, vách ngăn, cửa đi… sẽ được loại bỏ tối đa
+ Hạn chế tối đa các phòng làm việc kín hoặc riêng tư: Các thiết kế văn riêng chỉ được sử dụng cho các bộ phận, phòng ban cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ, tính bảo mật hoặc tập trung cao độ như kế toán, nhân sự, chăm sóc khách hàng,…
+ Sử dụng các loại vách ngăn lửng, tấm panel, vách kính,… cho thiết kế văn phòng mở. Mặc dù thiết kế không gian mở luôn ưu tiên sự thông thoáng. Tuy nhiên, vẫn cần vách ngăn cách không gian giữa các phòng ban hay vị trí ngồi của nhân viên. Lúc này, các vật liệu như tấm panel, vách ngăn lửng hay vách kính sẽ được lựa chọn để thay thế cho những bức tường gạch bao quanh ngột ngạt.
Bố trí không gian mở sử dụng các thiết bị hợp lý thuận tiện sử dụng
+ Thiết kế không gian làm việc mở giúp các nhân viên dễ dàng giao tiếp với nhau: Bởi việc sử dụng vật liệu ngăn cách trên mà các nhân viên trong văn phóng có thể nhìn thấy nhau dễ dàng. Và biết đồng nghiệp của mình đang làm gì. Khi ấy việc giao tiếp, trao đổi công việc cũng trở nên thuận tiện hơn.
+ Khoảng không gian chung rộng lớn: Bởi vì thiết kế đặc biệt mà trong văn phòng mở toàn bộ gần như là không gian sử dụng chung. Tại đây, các nhân viên có thể cùng nhau làm việc, hoạt động và trao đổi công việc khi cần thiết.